Ley antifraude del IVA: qué cambiará en tu método de facturación
Si gestionar con rigor la facturación de una empresa es una actividad que puede parecer tediosa y lenta, no deja de ser totalmente imprescindible. Las leyes que rigen la creación de facturas y su seguimiento están cambiando. Así modifica la ley de finanzas de 2018 el artículo 88 de la ley de finanzas de 2016.
Esta nueva ley de facturas que entra en vigor el 1 de enero de 2018 impone el uso de software certificado por el Estado para las empresas sujetas al IVA. Esto afecta a todos aquellos que registran los pagos de sus clientes mediante software de caja registradora. Las filiales y sucursales de empresas extranjeras también se ven afectadas por estos cambios. Por otro lado, los microempresarios, al emitir facturas exentas de todo IVA, normalmente no se ven afectados por esta modificación, al menos por el momento. Y, para aquellos que usan software multifunción, solo se trata de las funciones de caja registradora.
El objetivo de esta ley es impulsar a las empresas a digitalizar su método de facturación. Así, las facturas emitidas en formato papel se digitalizan para poder conservarlas durante más tiempo y facilitar su almacenamiento. La legislación impone así la inalterabilidad de las facturas una vez emitidas. El software conserva las facturas, pero también registra cualquier cambio realizado, ya sea un cambio de fecha o de importe, por ejemplo. Además, la factura en formato papel debe ser en todos los aspectos similar a la factura en formato digital. El objetivo de esta digitalización es eliminar cualquier fraude de facturas.
El uso de este software permite a cada empresa conservar todos estos documentos durante el período obligatorio de seis años. El archivo se puede realizar mediante el software o en un archivo específico si cumple con las condiciones antifraude impuestas por esta nueva ley de facturación. Este archivo de datos permite, en caso de control de la administración, encontrar y leer sus facturas más fácilmente.
Nuestro software de facturación cumple con cada uno de los requisitos de la ley antifraude del IVA tal y como entró en vigor el 1 de enero. Y, para certificar su conformidad, entregamos a cada uno de nuestros clientes un certificado que acredite que nuestro software cumple con las condiciones de inalterabilidad, seguridad, conservación y archivo.
Nuestro certificado es nominativo para cada empresario sujeto a IVA e incluye los datos obligatorios que son:
- El hecho de que nuestro software cumpla con las 4 condiciones previstas en la ley antifraude del IVA
- El nombre y referencia del software así como su versión y su número de licencia
- La fecha de adquisición por el sujeto pasivo
Si el certificado no tiene que ser renovado en intervalos regulares como cada año por ejemplo, debe serlo si nuestro software sufre cambios importantes como una versión posterior que podría tener un efecto en las funciones de inalterabilidad, seguridad, preservación o archivo. Nos comprometemos a proporcionarle un nuevo certificado en caso de una nueva versión principal de nuestro software para que siempre cumpla con esta ley.
Es bueno saber que cualquier empresario que no utilice un software de facturación reconocido por el Estado puede tener una multa de 7.500 € en caso de control por parte de la administración y solo tendrá un plazo de 60 días para regularizar su situación. Por lo tanto, es mejor no correr ningún riesgo y abandonar su sistema de facturación en Word o Excel por un software o sistema de caja registradora que cumpla con las condiciones exigidas por la ley antifraude como la nuestro.
