Zoom sur les différentes règles pour optimiser les délais de paiement
En désorganisant la trésorerie, une mauvaise gestion des délais de paiement peut avoir un impact négatif sur le fonctionnement de votre entreprise. Pour y remédier, les pouvoirs publics ont multiplié les contrôles et les amendes pour punir les abus. Ce qui n’empêche pas les délais de paiement à rallonge de constituer une importante source de stress pour la majorité des entrepreneurs.
Alors, respirez un grand coup et suivez les conseils de Lee Coachon pour rendre les délais de paiement raisonnables.
Gagner du temps sur vos processus de facturation
Un processus de facturation rapide contribue fortement à raccourcir les délais de paiement.
Privilégiez un logiciel de facturation électronique simple et pratique pour limiter au maximum la charge administrative. Avec la réforme de la facturation électronique, la facture papier n'est plus d'actualité et doit être mise au rebut !
Mettez vous rapidement en conformité en choisissant un logiciel adapté. Ce sera dès lors un jeu d'enfant pour paramétrer chaque facture, acompte et échelonnement en fonction du client.
Instaurer des conditions de paiement appropriées
D’un point de vue légal, il est
obligatoire de stipuler clairement les conditions de paiement dans vos factures. Outre le fait d’éviter d’éventuels litiges, cela permet également de mettre en place un cadre clairement défini.
En fonction des possibilités financières de vos clients et de vos relations,
la négociation des délais de paiement est une étape primordiale. N’hésitez pas à modifier la date d’échéance du paiement pour chaque client. Optez pour un paiement immédiat ou un délai raccourci si les conditions sont acceptées.
Simplifier le paiement de vos factures
Selon votre activité, il est avantageux pour vos clients de multiplier les moyens de paiements. Les commerces en ligne pourront choisir le prélèvement SEPA ou le règlement en ligne par CB. Faites apparaitre sur la facture l’ensemble des solutions de paiement, votre RIB et toute autre information utile.
Pour être payé dans les temps, une
simplification du paiement est essentielle. Pensez à optimiser la sécurité au travers des différentes passerelles fiables du marché comme PayPal, Stripe ou GoCardless.
Optimiser le système de recouvrement
Le recouvrement débute
avant même que la date d’échéance soit dépassée. Le système de relances et le suivi des facturations sont donc d’une grande importance pour éviter de voir les délais se prolonger. En complément de votre logiciel de facturation, un
outil de reporting en ligne vous permet d’anticiper l’évolution de votre trésorerie. Cela vous permet d’adapter vos processus pour instaurer une
organisation efficace des relances et d’anticiper les diverses échéances.
Lorsque les systèmes automatisés ne suffisent pas, il peut être judicieux de
dédier une personne au recouvrement pour passer au contact en direct. Si vous n’avez pas le temps de vous en charger, l’affacturage reste une solution. Actuellement très bas, les taux proposés sont à la portée des PME et TPE.
Réduire les délais de livraison
Une procédure de
prise de commande rapide et une
durée de stockage réduite jouent un rôle dans la réduction des délais de paiement. Qu’il s’agisse du choix des fournisseurs, des méthodes de conditionnement et du transport, une optimisation de ces différentes étapes vous permet de gagner quelques jours sur votre paiement final. Un temps qui peut s’avérer précieux dans la gestion de votre trésorerie.
Une communication optimale en interne
Toutes les informations relatives aux délais de paiement doivent être partagées avec l’ensemble de vos collaborateurs. Une stratégie qui n’est pas respectée par tous a de grandes chances de ne pas porter ses fruits et peut nuire à la crédibilité de l’entreprise.
Cela est d’autant plus vrai au sein d’une petite structure. Il est indispensable que chacun soit au courant de l’évolution des paiements en cours et des moyens mis en œuvre pour raccourcir les délais. Différents outils numériques favorisent la circulation des informations issues de votre logiciel de facturation et de suivi des paiements.
Que peut faire Factomos pour vous ?
Factomos est un logiciel spécialisé qui centralise toutes les informations utiles à la facturation : taux de TVA, informations client, coordonnées bancaires, catalogues produit, mentions légales, pour des factures toujours conformes. Son service client est là pour vous accompagner et apporter des solutions à chacun de vos besoins.
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